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会议签到管理系统 |
倚天会议签到系统，是专门为政府（党政、人大、政协等）、高校、大中型企事业单位的会务部门，高效、有序、可管理化地组织实施规模化会议而量身定制一套智能化系统。系统集成集合各种新兴的硬、软件，实现会议管理自动化。系统采用了目前最先进的非接触IC卡技术，与会人员在会议签到器的感应区内出示会议卡，便可完成会议签到操作。它不仅仅省却了会议主办者的会议签到、到会人员统计等无益的劳动，还可以综合运用各种音视频、智能卡、移动工具等技术手段，进行会议通知、会议签到、座位安排，完成会议录音录像、会议纪要、现场表决等工作，并实时显示到会情况、查询统计、会后管理，大大提高了行政效率。
系统功能：
会前预备子系统
管理系统内存有可能与会所有人员的个人档案：编号、姓名、身份证号、单位、职位、近照等，这些资料在第一次安装系统后一次性录入，再有人员增减时，可在系统维护时修改。每次会议举行前，会议工作人员应提前将与会领导及各位需要参加此次会议的人员资料输入管理计算机，以便为人员发卡。对本次会议与会的领导、特别人员和较少参加会议的人员，应提前检查资料是否存在。
会议卡发卡子系统
在会前按照与会人员名单进行发卡，之后即可将卡片由相关的机构下发。已收到会议卡的与会人员到达会场后，直接在会议签到器前刷卡即可完成签到操作。
会议签到子系统
实时显示到会情况，现场大屏幕同步显示到会情况（应到、实到、缺席、请假、迟到、代席等），会议信息一览无余。
会议统计子系统
会议结束后，签到管理计算机会出具出席会议人员基本信息表、会议出席报表、按时出席报表、迟到人员报表、未出席人员报表。表内容、格式都可按需要设计。
信息发布子系统
通过WEB技术发布会议信息。也可进行短信会议通知，通过与移动、联通等运营商服务器的连接，可直接将会议通知群发给全体与会人员（需要对与会者手机号码进行预置）。 
自动分配座位子系统
系统预置了职务座位分派表，能根据会场座位情况和与会者的职务、身份（宾主）、年龄等进行座位预置。会务人员只要在电脑自动预置的基础上作少量的调整即可。并将座位表投影到现场大屏幕上，指导来宾或会务人员引导入座。
会议纪要管理子系统
能将会议的主持人、发言人的各类文字稿件直接扫描归档或同步打字归档。
会议音视频管理子系统
能够对会议现场进行同步录音录像保存，并将会议发言、文稿与会议录像按时间点同步储存、便于调阅回放等。
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